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四川星利ERP系统管理制度

2016-08-04 14:26:30      点击:
 

四川星利ERP系统管理制度


  1. 总则

为保证公司ERP系统能够安全可靠地运行,充分发挥其提高工作效率的重要作用,实现我公司系统管理的科学化、规范化、制度化的目标,特就ERP系统的规范使用制定本管理制度。

  1. 组织与职责

    1. ERP使用管理监督领导小组

各部门要根据各自的实际情况,充分利用该系统提供的工作平台,更加规范、高效地开展工作。要加强ERP系统的日常管理工作,部门第一责任人对本部门的系统使用负总责,落实严格的管理责任制,实行权限与责任同等,以保证系统的正常使用。

    1. ERP使用管理工作小组

ERP使用管理工作小组职责如下:

1)负责本部门原始数据的录入及检查工作,积极参与公司组织的ERP使用讨论会议,及时发现系统存在的问题并提出整改建议,定期形成本部门ERP使用报告。

2)组织完成ERP深化应用的各项基础工作。

3)综合部管理中心人员负责可靠的ERP系统运行环境,负责检查各部门系统使用情况,提出整改及考核建议。处理该系统使用过程中出现的相关技术环节问题。

  1. ERP使用管理原则

    1. 账户管理

      1. ERP中对每个用户进行实名制账户管理。公司员工均在系统中分配唯一的对应实名账户。各用户应妥善保管自己的帐户资料,登录系统后因事离开时,要退出系统,以确保帐户的安全。

      2. 公司人员在公司内部进行岗位变动时,应将自己原岗位的待处理业务全部处理后,才能申请关闭原岗位权限和开通其新在岗位业务权限。

      3. 为了不影响正常工作,新增人员的开户和调离岗位人员的转户或销户由该人员所在部门及时提出书面申请,提交管理中心办理。(申请格式见附表1

      4. 系统中各账户拥有的权限是根据管理需要所赋予的岗位职责进行分配的,以后如有新的岗位和分工调整,由各部门提出申请。部门内分工调整由部门负责人签字认可,部门级以上的调整,由分管领导签字审批。管理中心根据书面申请修改权限设置。(申请格式见附表2

    2. 人员管理

      1. ERP系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中的相关规章制度,按照自己的权限,认真完成本人在系统中所承担的工作;对于涉密信息,要做好保密工作。

      2. 公司人员如因出差、请假等特殊原因离开而无法及时登录系统处理业务时,须事先通过授权管理功能委托相关人员代为办理,代理人应履行委托人的一切义务。

    3. 流程管理

      1. 业务流程每一步的处理人必须使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作,办理人处理完自己应处理的事务后,应将业务及时发送给下一环节的处理人员,内网与外网的重要业务处理还必须电话通知相关人员进行网上业务流程办理。

      2. 为保证工作流转的时效性,各部门相关人员应及时进入系统查看有无需要自己处理的事宜,不能以未获取流程信息的任何理由延误工作流转。

      3. 工作流程的审批权限是根据公司管理需要设定的,如遇岗位和分工调整的,由审批部门提出申请,经分管领导签字审批后,交管理中心处理。

  2. 应急处理

    1. ERP系统出现故障或错误提示时,使用部门应及时通知管理中心查明原因,排除故障。

    2. ERP系统出现故障无法及时排除时,对于紧急业务各使用单位可使用纸质申请进行操作,以保障正常工作的开展。待系统恢复正常后,需在系统中补录该业务。

  3. 考核与监督

    1. 管理中心对ERP系统账户权限设置要严格把关,有特殊修改需求的,需提交书面申请。如擅自修改设置的,考核修改人50/次;

    2. 公司人员如因出差、请假等特殊原因离开而无法及时登录系统处理业务时,须进行授权处理,如因没有授权而延误工作的,每次考核责任人50/次;

    3. 当工作业务流程在各个待处理环节中时,原则上处理人需在1个工作日内处理完成并提交下一环节处理,逾期未提交的,考核责任人50/条。如遇重要业务确实不能处理的,要及时通知业务提交人和下一环节处理人。

    4. 流程有交叉的,权限负责人必须严格遵守责任区域,不能随意替代做主,更不能更改处理他人权限范围的工作,如越权处理每次罚款200元,造成重大损失或工作失误的追究直接责任。

    5. ERP系统的检查及考核由综合管理部负责。每月结合使用情况向绩效考评小组提出考核结果,批准后人力资源财务部执行。

  4. 附则

    1. ERP系统在我公司的顺利使用,标志着我公司的管理真正实现数字化,各部门及所有员工应充分认识ERP系统使用的重要意义,认真履行自己的职责,积极配合ERP系统深化应用工作的推进,并按规定的流程进行操作。

    2. 对于考核规定中的细则,工作小组将定期进行检查,并将检查情况报监督管理小组审定。

    3. 本办法由综合管理部负责解释。

    4. 本办法自201611日起执行。